Les cabinets d’avocat et les entreprises peuvent tirer parti de la technologie dans le règlement de litiges et dans le cadre de fusions et d’acquisitions. Il y a une hausse de l’utilisation de documents électroniques et numérisés qui sont pris en charge dans des bases de données comme Summation, Relativity et autres. La facilité d’accès, la mobilité, le volume des données électroniques et l’échange électronique font partie des avantages de l’utilisation de la technologie de soutien au litige pour gérer les éléments de preuve.
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Docu Plus assure la numérisation de documents en format lettre habituel en noir et blanc ou en couleurs à un niveau de production, et peut s’occuper de documents hors format. Nous sommes spécialisés dans la production de documents dans des formats populaires, comme Summation, Concordance, RingTail, Adobe, et bien d’autres, pour favoriser l’utilisation efficace de votre logiciel de soutien au litige.
Docu Plus utilise la reconnaissance optique de caractères et la reconnaissance optique des mots lorsqu’un document est numérisé, ce qui signifie que les images produites sont converties en fichiers texte interrogeables et qu’il est possible d’y retrouver facilement des termes. Cette fonction est particulièrement utile lorsqu’il faut cerner et traiter des mots ou des phrases en particulier.
Le codage établit au sein d’une série d’images numérisées un système normalisé de reconnaissance et de saisie du contenu pertinent. Lorsqu’un document est codé, des champs sont créés dans une base de données qui facilite l’indexation de renseignements importants liés au document. Habituellement, ces champs comprennent l’heure et la date de création, le type, l’auteur et le destinataire du document.
Bien entendu, lors du codage, il importe de tenir compte des limites logiques du document et des relations de la gamme de pièces jointes pour préserver l’intégrité de l’information. Lors du balisage logique, des variables clés servent à distinguer des documents et à définir les pièces jointes de documents connexes.
Le codage de documents vise à organiser les données pour qu’il soit facile de les retrouver. Il est possible de chercher l’information codée dans une base de données ou dans des tables de consultation.
Comme plus de 90 % des documents opérationnels sont maintenant créés par voie électronique (information stockée électroniquement) et plus de 70 % d’entre eux ne sont jamais imprimés, l’administration de la preuve électronique, ou investigation informatique, devient essentielle dans le processus d’investigation et de production. Au moyen de cette méthode, les fichiers électroniques comme les courriels, les feuilles de calcul, les documents Word, etc., sont convertis en fichiers uniformes contenant images et données qui peuvent être directement chargés dans les logiciels de soutien au litige.
Docu Plus propose une gamme complète de services d’investigation électronique pour aider les entreprises et les cabinets d’avocats à recueillir, à filtrer, à examiner et à réduire de volumineux ensembles de données électroniques afin d’en faire une base de données prête pour les litiges. Docu Plus dispose de l’expertise et de la technologie pour en extraire les fichiers informatiques, peu importe s’ils se trouvent sur des serveurs, des disques durs, des CD ou des DVD ou d’autres supports.
Nous tirons parti des technologies de pointe de l’industrie ainsi que des processus avérés et des pratiques exemplaires pour nous assurer de toujours répondre aux attentes des clients, même les plus élevées. De la préservation à la production, Docu Plus demeure au premier plan des nouvelles applications technologiques et adapte ses recommandations, ses services, ses processus et son expertise selon le client et ses besoins.
Docu Plus fournit des services de qualité à différentes étapes du processus d’investigation:
L’utilisation d’un relieur de clôture électronique ou virtuel a gagné en popularité, car il s’agit d’un excellent moyen de produire une collection électronique de documents juridiques finaux. Cela permet de réduire les coûts et les efforts nécessaires pour produire la collection finale de documents, tout en éliminant la nécessité de disposer de beaucoup d’espace d’entreposage.
Docu Plus utilise le format PDF d’Adobe Acrobat, très efficace pour compiler et produire des livres électroniques. Des documents Word, des images et des documents électroniques peuvent tous être inclus. Il est facile d’explorer les fichiers grâce aux recherches, aux signets et aux hyperliens.
Docu Plus peut organiser vos documents papier ou électroniques pour en faire un dossier de clôture électronique indexé et pleinement interrogeable. Vos clients et vous-même serez en mesure d’y effectuer des recherches facilement et naturellement pour y trouver des documents en particulier.
Le logo et les renseignements de votre entreprise figureront sur le CD et la pochette de chaque dossier de clôture électronique.
Ce processus peut aussi servir à la création de dossiers d’appel électroniques.
En collaboration avec son partenaire Lawfice, Docu Plus a élaboré une solution unique pour gérer les livres des procès-verbaux des entreprises.
Le livre électronique des procès-verbaux élimine le risque lié à l’entreposage sécuritaire de la version papier d’un tel livre. Avec une gestion rigoureuse des droits d’accès, vous pouvez facilement mettre à jour les règlements, les registres, les procès-verbaux et les autres sections. La tenue à jour du livre, accessible en tout temps, devient un processus simplifié.
Docu Plus a intégré dans son processus de transfert les services pertinents de Lawfice et UnikSign, lesquels utilisent une infrastructure à clé publique permettant d’apposer sur chaque document transféré un certificat de signature numérique. Cela protège l’intégrité du document numérique en plus de conserver intacts les renseignements permettant de prouver l’authenticité du contenu du document papier transféré sur le support numérique, et ce, conformément aux exigences imposées par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information et la Loi sur la preuve au Canada.
L’utilisation de la signature numérique, contrairement à une simple signature électronique, permet de confirmer l’identité du signataire ainsi que la non-répudiation de la signature. Ainsi, cette technologie permet de faire le lien entre un signataire d’un document et le document lui-même.
De la même manière, l’utilisation d’une signature numérique sur un document permet d’en protéger son contenu et d’en conserver l’intégrité tout au long de son cycle de vie.
Bref, lorsque vient le temps de recommander ou de simplement conseiller une entreprise ou un consommateur sur l’utilisation d’un système permettant de protéger la valeur probatoire d’un document, il est important de s’assurer que ce système aura recours à l’usage d’une signature numérique.
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